O konferencji

Konferencja poświęcona została w największej mierze zagadnieniom związanym z Microsoft Azure – przede wszystkim pod hasłami „Microsoft Azure – chmura dla każdego” oraz „Stwórz nowoczesne miejsce pracy z Office 365”. Prezentację rozpoczynającą imprezę poprowadziła Dyrektor Generalna  Microsoft Teams, Lori Wright. W trakcie prezentacji nakreśliła strategię Microsoft związaną z implementacją najnowszych trendów IT. Przy współudziale Danide Bode’a oraz Arjana Vroege z holenderskiego KPN przedstawiła jedno ze strategicznych wdrożeń najnowszych rozwiązań Microsoft, opartych właśnie o platformę Microsoft Teams, SharePoint oraz Office 365.

Po zakończeniu prezentacji do dyspozycji uczestników konferencji było wielu MVP (Most Valuable Professional) Microsoftu, którzy odpowiadali na pytania techniczne. Nie zabrakło również polskiego akcentu – przedstawicieli firmy Code Two z Jeleniej Góry, których serdecznie pozdrawiamy.

GM System na Microsoft Tech Summit

Przedstawiciele GM System uczestniczyli w wielu laboratoriach i prelekcjach tematycznych, obejmujących zakres od zarządzania platformą Microsoft Exchange, po platformę obiegu dokumentacji Microsoft SharePoint. Z omawianymi w trakcie warsztatów technologiami wiążemy szczególne duże nadzieje. Jesteśmy przekonani, że dzięki Microsoft SharePoint oraz Microsoft Teams będziemy mogli zaoferować również naszym Klientom rozwiązania znacząco poprawiające jakość i wydajność pracy, wpływając bezpośrednio na platformę komunikacji między pracownikami. Wszystkie rozwiązania wpisują się również w implementację trendów Digital Transformation.

Jako zespół GM System wyrażamy opinię, iż rozwiązania, które już za moment będą przez nas oferowane w oparciu o nowo zdobytą wiedzę będą małą, choć wyczekiwaną rewolucją w stylu i jakości pracy w Waszych firmach!

Jednocześnie miło nam jest poinformować, że w związku z obecnością na #MSTechSummit przedstawicieli firmy SUSE, producenta systemów operacyjnych SUSE Linux udało nam się nawiązać współpracę w kwestii polepszenia wsparcia technicznego systemu NX na platformie SUSE Linux.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o oferowanych przez nas rozwiązaniach IT, skontaktuj się z nami.

Artykuł GM System na Microsoft Tech Summit 2018 w Amsterdamie pochodzi z serwisu GMSystem.

Dokumentacja CAD – wyzwania i problemy

Projektowanie z wykorzystaniem systemów do modelowania 3D jest dziś standardem. Dzięki cyfrowym modelom swoich produktów przedsiębiorstwa mogą w łatwy i szybki sposób wprowadzać modyfikacje, unikając kosztów związanych z wyprodukowaniem i przeprowadzeniem badań na fizycznych prototypach. Możliwość projektowania coraz bardziej skomplikowanych urządzeń  niesie ze sobą jednak bardzo dużą ilość dokumentów elektronicznych, którymi trudno zarządzać bez udziału systemów klasy PDM/PLM.

Kłopoty zaczynają się już na etapie nazywania plików oraz wyboru miejsca ich przechowywania. Wprowadzanie modyfikacji czy tworzenie nowych wariantów związane jest zwykle ze zmianami nazewnictwa oraz  przenoszeniem/kopiowaniem dokumentów, co powoduje utratę powiązań pomiędzy dokumentami CAD  (np. rysunek – model 3D), jak również powstawanie dużej ilości duplikatów. To z kolei sprawia, że ryzyko podjęcia błędnych decyzji – na przykład produkcji na podstawie nieprawidłowej dokumentacji – rośnie bardzo szybko.

Należy również pamiętać, że z produkowanym wyrobem i jego cyfrowym prototypem w postaci modelu CAD związanych jest wiele innych dokumentów, takich jak zamówienia, karty technologiczne, zlecenia zmian, instrukcje itp. Dokumenty te tworzone są w różnych działach przedsiębiorstwa i wielokrotnie przechowywane w różnych lokalizacjach. Nie są też w żaden sposób powiązane z danymi CAD! Problem jest zatem znacznie szerszy i dotyczy nie tylko trudności z organizacją samej dokumentacji. Brak spójnego źródła danych o produkcie oraz standaryzacji przepływu informacji powoduje, że pracownicy poświęcają czas na działania nieprzynoszące korzyści (wyszukiwanie prawidłowych danych, naprawa powiązań, ponowne projektowanie itd.), a przedsiębiorstwo ponosi z tego powodu straty.

Rys.1 .Dokumentacja projektowa i przepływ informacji w przedsiębiorstwie (brak systemu PDM/PLM)

Rys. 2. Wpływ zmiany w modelu CAD na dokumentację okołoprojektową.

Platforma Teamcenter

Teamcenter jest kompleksową platformą rozwiązań klasy PLM przeznaczoną do zarządzania produktem w całym cyklu jego życia. Dzięki modułowej budowie pozwala na etapowe wdrażanie rozwiązań, które mają na celu między innymi zarządzanie dokumentacją oraz konfiguracją BOM, zarządzanie procesami przepływu informacji i wprowadzania zmian (Workflow), zarządzanie projektami (Schedule Management), zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi (MRO) czy integrację z systemami ERP (np. SAP).

Bazowym „elementem” systemu Teamcenter jest spójny model danych, który może być zbudowany od podstaw i w pełni dostosowany do potrzeb klienta. Doświadczenia firmy Siemens i jej partnerów biznesowych w zakresie wdrożeń Teamcenter pokazują, że niezależnie od branży i profilu działalności firmy, potrzeby w zakresie zarządzania dokumentacją oraz zmianą w projekcie są identyczne. Dla większości klientów model danych, struktura organizacyjna firmy, uprawnienia, procesy Workflow
i zarządzania zmianą były przygotowywane w bardzo podobny sposób. Wyciągnięto wnioski, że wdrożenie systemu PLM w każdej firmie można ułatwić i przyspieszyć, wykorzystując wstępnie skonfigurowane środowisko PDM. Dzięki takim stworzony został system Teamcenter Rapid Start.

Rys.3 Teamcenter – kompleksowa platforma rozwiązań PLM

Zacznij od Teamcenter Rapid Start

Teamcenter Rapid Start jest prekonfigurowanym systemem PDM, stanowiącym bazę do stopniowego rozszerzania o kolejne funkcjonalności PLM. Najważniejszą jego zaletą jest możliwość szybkiego wdrożenia połączona z krótkim czasem zwrotu inwestycji.

Rys.4.  Wdrożenie Teamcenter Rapid Start w porównaniu do wdrożenia Teamcenter (budowanego od podstaw)

Teamcenter Rapid Start stanowi kompleksowe rozwiązanie PDM działające w następujących obszarach:

• Jednolite środowisko współpracy dla wszystkich działów przedsiębiorstwa.
• Zarządzanie danymi CAD, ECAD pochodzącymi z różnych systemów.
• Zarządzanie dokumentacją okołoprojektową.
• Regulowanie uprawnień na bazie statusów oraz grup i ról w organizacji firmy.
• Standaryzacja procesów zarządzania zmianą oraz przepływu informacji i zadań.

Jednolita platforma współpracy

Teamcenter Rapid Start integruje wszystkie działy przedsiębiorstwa w ramach jednej platformy współpracy. Dane produktowe znajdujące się w bazie mogą być przeglądane i edytowane (zależnie od uprawnień) z dowolnego miejsca (np. produkcja) dzięki nowoczesnej platformie dostępowej uruchamianej jako strona internetowa na dowolnym urządzeniu (komputer, telefon, tablet itp.). Interferjs Active Workspace (AWC) – bo o nim mowa – to środowisko nie wymagające obecności dodatkowych wtyczek w przeglądarce. Integruje się z większością przeglądarek internetowych, oferując dostęp kompleksowej informacji o produkcie (wizualizacja 3D, BOM, metadane). Z jego pomocą łatwiejsze stają się również wymiana informacji, wykonywanie i zatwierdzanie zadań oraz generowanie raportów. Ponadto AWC integruje się z systemami CAD, dzięki czemu wyszukiwanie elementów i umieszczenie ich w modelach jest dużo łatwiejsze niż przy użyciu klasycznego interfejsu wyszukiwania.

Rys.5.  Interfejs Active Workspace – przeglądarka internetowa

Rys.6.  Interfejs Active Workspace – osadzony w systemie CAD (Solid Edge)

Zarządzanie danymi CAD i ECAD

System Teamcenter Rapid Start oferuje ujednolicony model danych niezależnie od systemów źródłowych, w których projektowany jest produkt. Zawiera gotowe integracje zarówno dla systemów CAD (Solid Edge, NX, CATIA, SolidWorks, Inventor, ProEngineer (Creo), AutoCAD), jak i ECAD (Mentor, Cadence, Altium, Intercept). Dzięki ścisłej integracji, zapis w bazie Teamcenter następuje bezpośrednio z poziomu systemu źródłowego.  Dane w Teamcenter opisane są poprzez unikatowy identyfikator ID, co gwarantuje brak duplikatów i nieprzerwane powiązania (np. rysunek – model 3D). Ponadto możliwe jest wprowadzenie dowolnej ilości dodatkowych atrybutów (np. kolor, dostawca, typ komponentu itp.), co znacznie przyspiesza wyszukiwanie oraz ułatwia generowanie kompleksowych raportów.

Dane w Teamcenter przechowywane są w ramach obiektów (Item) i ich rewizji (Item Revision). Poza danymi CAD/ECAD każda rewizja obiektu zawiera informację o aktualnej strukturze (BOM) oraz wizualizację w neutralnym formacie JT, dzięki której możliwe są między innymi podgląd i pomiary we wszystkich działach przedsiębiorstwa. Automatyczne generowanie formatu JT umożliwia również wydajną pracę w tak zwanym środowisku MultiCAD. Oznacza to, że na przykład w urządzeniu projektowanym w Solid Edge możemy umieszczać bezpośrednio modele pochodzące z NX czy SolidWorks bez wcześniejszej (czasochłonnej) translacji. Dodatkowo w skład rewizji obiektu mogą wchodzić dodatkowe dokumenty okołoprojektowe (PDF, zdjęcia, dokumenty MS Office itp.), które podczas wykonywania kolejnych rewizji będą (lub nie, zależnie od potrzeb) ewaluowały wraz
z pozostałymi elementami obiektu.

Rys.7.  Zapis rewizji i struktury obiektów w Teamcenter

Zapis danych w postaci rewizji obiektów powiązanych ze sobą relacjami gwarantuje szybki dostęp aktualnych informacji, historii zmian oraz wszelkiej powiązanej ze zmianą dokumentacji. To z kolei przyspiesza podejmowanie świadomych decyzji i minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.

Rys.8.  Relacje w Teamcenter

Zarządzanie dokumentacją okołoprojektową

Jak już wspomniano, dokumentacja okołoprojektowa w Teamcenter jest ściśle związana z danymi CAD i może ewaluować wraz z nimi, na przykład w ramach wykonywania rewizji. Na dokumentach MS Office, PDF czy nawet zdjęciach możliwe jest nanoszenie uwag i komentarzy, co ułatwia dyskusję projektową
i proces wprowadzania zmian. Całość wykonywanych operacji byłaby jednak trudna, gdyby dokumenty musiały być tworzone poza systemem Teamcenter i „ręcznie” umieszczane w bazie danych. System Teamcenter integruje się również z aplikacjami MS Office, dzięki czemu – podobnie jak w CAD – wszelkie dokumenty związane z produktem mogą być zapisywane bezpośrednio w Teamcenter. Z kolei specjalne usługi translacji umożliwiają zautomatyzowane „tłumaczenie” dokumentów, w tym na przykład konwersję plików .DOCX do PDF.

  Rys.9  Integracja z MS Office – edycja/zapis dokumentu w bazie Teamcenter z poziomu aplikacji MS Word

Bezpieczeństwo i regulacja uprawnień

System Teamcenter Rapid Start zapewnia bezpieczeństwo danych i kontrolowaną współpracę
w przedsiębiorstwie dzięki gotowej, odpowiednio skonfigurowanej strukturze uprawnień. Uprawnienia przydzielane są zarówno dla obiektów (statusy dokumentów), jak i osób biorących udział w procesach tworzenia, edycji i zatwierdzania dokumentacji produktowej (grupy i role). Statusy, z jednej strony pełnią rolę informacji o etapie tworzenia dokumentu/produktu (np. 30 – zatwierdzenie konstrukcyjne, 60 – zatwierdzenie technologiczne itp.), z drugiej strony zabezpieczają przed nieuprawnionymi modyfikacjami. Podział ról na Autorów (osoby tworzące obiekty) oraz Sprawdzających i Menedżerów (osoby biorące udział w procesach, np. zatwierdzania) nie tylko reguluje uprawnienia, ale usprawnia przydzielanie zasobów do procesów.

                                              Rys.10  Automatyczne filtrowanie struktury organizacyjnej firmy na podstawie roli w procesie Workflow

Procesy Workflow

Procesy Workflow stanowią elektroniczne odzwierciedlenie procesów decyzyjnych i zadań występujących w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim służą do automatyzacji powtarzających się czynności, zwiększenia wydajności przepływu informacji i w efekcie skrócenia czasu wykonywania działań. Teamcenter Rapid Start oferuje szereg gotowych procesów Workflow, odpowiedzialnych między innymi za nadawanie statusów i zarządzanie zmianą w produkcie. Przykładowymi mogą być procesy 30-Development Release lub 60-Production Release, które przed wykonaniem zadania (nadanie obiektowi statusu 30 lub 60) wymagają j weryfikacji i akceptacji zarówno przez osobę inicjującą proces (np. konstruktor) jaki i przez osobę z rolą sprawdzającego (np. technolog). Jeśli po otrzymaniu powiadomienia (np. w Active Workspace lub MS Outlook) sprawdzający odrzuci zlecenie, wówczas inicjujący proces również otrzymuje powiadomienie z powodem decyzji i zmuszony jest do powtórnej weryfikacji/uzupełnienia danych.

    Rys.11  Przykład procesu Workflow w systemie Teamcenter Rapid Start

Zarządzanie zmianą

Wykonywanie zmian w produkcie stosowane jest przed wszystkie przedsiębiorstwa niemal codziennie. O ile bezpośrednie powody zmian mogą być różne, to cel jest zawsze ten sam – szybkie dostarczenie produktu, który jest wolny od błędów i jest dopasowany do potrzeb klienta. Sam proces wykonywania rewizji w Teamcenter jest prosty i zautomatyzowany, jednak wykonany bez „elektronicznej” weryfikacji i zatwierdzenia w systemie może być obarczony błędem. Z kolei analiza i weryfikacja ścieżki decyzji (podjętych poza systemem PDM/PLM) będzie bardzo trudna lub niemożliwa. Aby zapobiec powyższym problemom, jak również wprowadzić pewien standard wprowadzania zmian, Teamcenter Rapid Start umożliwia realizację zmiany inżynierskiej z wykorzystaniem specjalnego obiektu i procesu Workflowo nazwie Engineering Order (EO).

Systemowy proces zarządzania zmianą wykonywany jest w kilku głównych krokach. W pierwszym z nich zleceniodawca zmiany (np. konstruktor CAD) tworzy w bazie Teamcenter obiekt EO, do którego dołącza odpowiednie dane (dane referencyjne w postaci zdjęć, dokumentów, modeli 3D, rysunków itd.). W specjalnie przygotowanych formularzach obiektu opisuje między innymi powód żądania zmiany oraz sposób jej przeprowadzenia. Kolejny krok to uruchomienie procesu EO, który wysyła komplet danych do menedżera, w celu weryfikacji i odrzucenia/akceptacji zlecenia zmiany. Jeśli menedżer odrzuci zlecenie obiekt żądania zmiany zyskuje status 90 (nieaktualny), pozostawiając tym samym „ślad” w bazie z możliwością jego „odświeżenia” w dowolnym momencie (przez utworzenie rewizji zlecenia). W przypadku akceptacji zlecenia, inicjujący proces (w tym przypadku również autor zlecenia) otrzymuje powiadomienie, że może wprowadzać zmiany. W tym momencie następuje kolejny etap – wykonania rewizji obiektów i/lub wprowadzenia nowych obiektów do struktury BOM. Po wykonaniu zmian (opcjonalnie) możliwe jest „podłączenie” do zlecenia zmiany nowych obiektów, obiektów z nowymi rewizjami oraz obiektów z wcześniejszymi rewizjami. W kolejnym kroku inicjator i autor zmiany potwierdza wykonanie zadania, co powoduje przesłanie wiadomości do sprawdzającego. Ostatni etap uzyskują odpowiednie statusy  (60 i 90).

Rys.12  Proces zarządzania zmianą inżynierską w Teamcenter Rapid Start

Wnioski

Zaimplementowany w Teamcenter Rapid Start, przedstawiony powyżej, proces zarządzania zmianą stanowi odzwierciedlenie najlepszych praktyk i doświadczeń wdrożeniowych. W połączeniu
z predefiniowanym modelem danych i uprawnień, pozwala nie tylko zautomatyzować przepływ informacji i wykonywania zadań, ale przed wszystkim wprowadza do przedsiębiorstwa standardy, gwarantujące bezpieczeństwo danych, świadome decyzje i najwyższą jakość produktu.

Opracował: Tomasz Luźniak
Jeśli jesteś zainteresowany systemem Teamcenter, skontaktuj się z nami: https://gmsystem.pl/kontakt/

Jeśli jesteś zainteresowany wydarzeniami związanymi z systemem Teamcenter, wyślemy Ci powiadomienie

Artykuł Teamcenter – pierwsze kroki w PLM pochodzi z serwisu GMSystem.

GM System jako partner. Dlaczego my?

Warsztaty przyniosły odpowiedź m.in. na to pytanie. Stoi za nami wiedza, doświadczenie i… ludzie, specjaliści przez duże S. Z sukcesami wdrażamy programy CAx, mamy ponad 1000 klientów korzystających z programów Solid Edge czy NX CAD/CAM. Nie jesteś przekonany? Sprawdź nas!

Teamcenter – dla kogo i dlaczego?

Wbrew powszechnemu przekonaniu rozwiązanie Teamcenter sprawdza się nie tylko w wielkich przedsiębiorstwach produkcyjnych czy zorganizowanych grupach roboczych działających w ramach większych korporacji. Te same korzyści przyniesie średnim firmom posiadającym najwyżej 25 stanowisk konstruktorskich. I nie oznacza to wcale, że z rozwiązania nie mogą skorzystać naprawdę małe firmy. Wszystko zależy od potrzeb. Bo Teamcenter to wykładnia potrzeb, to systemowe i metodyczne podejście do produktu. O tym, co można zyskać dzięki inteligentnej integracji informacji, mówili podczas warsztatów: Daniel Pastuszka, lider zespołu PLM z GM System i Robert Chmielewski z Siemens Industry Software.

Środowisko Teamcenter pozwala na:

■ automatyczny dostęp do aktualnej zrewidowanej dokumentacji technicznej,

■ weryfikację produktu już na etapie jego cyfrowego prototypu,

■ tworzenie jednego bezpiecznego archiwum firmy,

■ przechowywanie know-how firmy,

■ w pełni elektroniczną formę opiniowania i walidacji dokumentów,

■ panowanie nad zmiennością wyrobów, posiadających zwłaszcza dziesiątki i więcej wariantów wymiarowych wykonania,

■ natychmiastowy dostęp do wszelkich cyfrowych informacji dotyczących wyrobu.

Co to oznacza? Nawet o 30% mniej czasu potrzebnego na opracowanie i wytworzenie produktu, zindywidualizowanego produktu dodajmy. W firmie Gerda to się udało, zobacz tutaj.

Audyt zamiast obaw

Najwięcej obaw budzi wśród konstruktorów i inżynierów samo wdrożenie. Od czego zacząć, kto ma się tym zająć? Co z bezpieczeństwem danych, ich implementacją? Wątpliwości uczestników spotkania rozwiewał w tej materii Krzysztof Kozłowski, kierownik działu IT w GM System. Pewnym jest, że wdrożenia nie da się przeprowadzić bez zaangażowania kierującego projektem po stronie klienta. Dlatego proponujemy podejście zwinne. Obejmuje ono: analizę wymagań, listę potrzeb, ułożenie według priorytetów, ustalenie właściciela wdrożenia. A obawy najlepiej zastąpić naszym audytem.

Chcesz się przekonać, w jaki sposób Teamcenter wpłynie na rozwój Twojej firmy? Zgłoś swoje zainteresowanie kolejnymi wydarzeniami – dostaniesz zaproszenie i sam będziesz mógł przekonać się, jak bardzo Twoja firma skorzysta wdrażając PLM!

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu Teamcenter? Skontaktuj się nami

Artykuł Warsztaty Teamcenter: jak wdrożyć PLM i przestać się bać? pochodzi z serwisu GMSystem.

Projekt najczęściej definiowany jest przez menedżerów jako zbiór zadań do wykonania, które należy wykonać w określonym przedziale czasu i przez określone osoby. Jest to dość ogólna definicja, ale trzeba przyznać jedno – dużą rolę odgrywają tutaj zadania. Osoby zarządzające definiują je w rozmaity sposób i zapisują je w różnych formach. Od kartki papieru aż po zaawansowane systemy ERP, tak chętnie wdrażane przez korporacje. Najczęściej spotykam formę „w Excelu” lub jako przydzielone zadanie w Outlook-u. Najlepszym narzędziem do tego są jednak programy do zarządzania projektami takie jak MS Project. Niezależnie od wyboru, jaki zostanie dokonany, zawsze podstawowym problemem pozostają opóźnienia lub rzadziej przyspieszenia w realizacji zadań. Wtedy menedżer staje przed zadaniem ponownego „poukładania” w czasie zadań, jakie pozostały do wykonania oraz ich optymalizacja, aby zdążyć na czas zrealizować cały projekt. W tym artykule chciałbym się skupić na ważnym zagadnieniu, jakim są relacje miedzy zadaniami w projekcie i jaki mają wpływ na przebieg projektu. Ich właściwe zrozumienie i zastosowanie może w znaczący sposób przyspieszyć reakcję menedżera na zaistniałe opóźnienia i zagrożenia. To zaś czyni zarządzanie projektem bardziej przyjaznym.

Zacznijmy od początku – czym jest zadanie? Definicje są różne, ale mają jedną cechę wspólną: jest to czynność do wykonania o określonych parametrach. W aplikacji MS Project są one przedstawione na tzw. formularzu zadania, na wielu zakładkach. Jedną z nich widać na poniższym rysunku.

Jest ich sporo. Moim zdaniem najważniejsza z zakładek to „Poprzedniki”. W tym miejscu ustawiane są powiązania pomiędzy zadaniami. To one sprawiają, że projekt staje się elastyczny i natychmiast „reaguje” na zmiany wprowadzone przez menedżera.

Istnieją cztery typy powiązań pomiędzy zadaniami:

• Zakończenie – rozpoczęcie
• Zakończenie – zakończenie
• Rozpoczęcie – rozpoczęcie
• Rozpoczęcie – zakończenie

Zakończenie – rozpoczęcie to najczęściej spotykana relacja. Oznacza to, że kolejne zadanie (następnik) może się rozpocząć dopiero po zakończeniu zadania wcześniejszego tzw. poprzednika.

Jak widać na powyższym przykładzie, rozpoczęcie zadania nie musi następować bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego. Oznacza to jedynie, że aby wykonać zadanie „wylewanie fundamentów”, to „szalunek pod fundamenty” musi być całkowicie zakończone, bo inaczej jego realizacja nie ma najmniejszego sensu.

Zakończenie – zakończenie (ZZ) oraz rozpoczęcie -rozpoczęcie (RR) to, jak same nazwy wskazują i sądzi wiele osób, relacje w których dwa zadania muszą zakończyć się lub rozpocząć w tym samym czasie. Otóż nic bardzie mylnego.

Jak na powyższym przykładzie relacja ZZ oznacza, że Zadanie 2 może się zakończyć dopiero po zakończeniu Zadanie 1, a Zadanie 4 może się rozpocząć nie wcześniej niż po rozpoczęciu Zadania 3.

Rozpoczęcie – zakończenie jest bardzo często błędnie interpretowana i traktowana jako relacja odwrotna do zakończenie – rozpoczęcie. Nie do końca. Najlepiej pokazuje to przykład pracowników ochrony.

Pracownik dziennej zmiany może zakończyć swoją służbę dopiero wtedy, gdy pracownik nocnej zmiany rozpocznie swoje zadanie. Oznacza to, że gdy opóźnia się rozpoczęcie zadania nocnej zmiany, to dzienna zmiana musi nadal trwać.

Przedstawiłem relacje pomiędzy zadaniami, ale dlaczego są one takie ważne? Jestem niemal pewny, że każde zadanie, jakie zdefiniujemy sobie w projekcie, ma co najmniej jedno powiązanie z innym zadaniem. Bardzo często jest powiązane z kilkunastoma lub więcej innymi zadaniami. Bez systemu do zarządzania projektami, menedżer musi pamiętać o wszystkich tych zależnościach. Jeśli pojedyncze zadanie się opóźni, trzeba zaktualizować daty rozpoczęcia i zakończenia itd. Jak radzi sobie z tym problemem MS Project? Prześledźmy to na przykładzie.

Utworzyłem przykładowy projekt w oparciu o jeden z dostępnych szablonów.

W trakcie realizacji projektu okazało się, że realizacja kilku zadań się opóźniła.

Jak widać na powyższym wykresie Gantta, dwa zadania znacznie się opóźniły. Zmiana ich dat zakończenia jest sprawą oczywistą, ale warto zwrócić uwagę na zadania jeszcze nierozpoczęte. Ich daty  rozpoczęcia również uległy zmianie. W jaki sposób program je zmienił i dlaczego akurat te daty? Ma na to wpływ wiele czynników i parametrów zadania, choćby dostępność zasobów które będą je wykonywały. Podstawowym czynnikiem są jednak relacje. To dzięki nim program doskonale wie, że zadanie X nie może się rozpocząć przed zakończeniem jednego lub więcej zadań. Menedżer nie musi pamiętać tych wszystkich warunków, założeń etc. Jednym ruchem dokonuje zmiany w całym projekcie. Dostaje również informację, jaki ma to wpływ na datę zakończenia całego projektu, np. w oknie jak na rysunku poniżej.

Dzięki temu, że program sam pilnuje zadania, menedżer może zdecydowanie szybciej reagować na powstałe zagrożenia/problemy.

Czy można łatwiej i szybciej? To już zostawiam czytelnikom do oceny

Opracował Michał Murdza
Interesuje Cię program MS Project? Skontaktuj się z nami: www.gmsystem.pl/kontakt

Artykuł MS Project – szybkie i przyjazne narzędzie do zarządzania dla firm produkcyjnych: relacje między zadaniami pochodzi z serwisu GMSystem.

Od kilkunastu lat w mojej pracy zawodowej zajmuję się produktami Microsoft, a w szczególności pakietem, który jeszcze do niedawna nazywany był Microsoft Office System. W jego skład wchodzi wiele programów, serwerów i usług, ale dwa są szczególnie ciekawe – SharePoint oraz Project. SharePoint w ostatnich latach stał się niezwykle popularny. Stosuje go wiele firm z różnych branż. Warto tu nadmienić, że jedno z rozwiązań PDM od firmy Siemens – mam na myśli Insight, jest również oparte na SharePoint. Rodzi się zatem pytanie, czy firmy które mają już wdrożony Solid Edge Insight, mogą rozbudować jego możliwości o zarządzanie zadaniami i projektami? Skoro formułuję pytanie w ten sposób, to pewnie tak. Zatem od czego zacząć?

Program Microsoft Project to jedna z wielu aplikacji dostępnych na rynku służąca do zarządzania projektami. Przed zakupem trzeba jeszcze wiedzieć jedno – którą wersję wybrać. Po pierwsze, dostępne są trzy produkty: Project Standard, Project Professional oraz Project Server. Ten ostatni służy przede wszystkim do zarządzania bardzo dużą ilością projektów, przez wielu menadżerów w tym samym czasie. Project Standard to z kolei drugi biegun – zarządzanie przez jedną osobą maksymalnie kilkoma projektami, ale bez możliwości automatycznego zbierania tzw. feedback-u od pracowników. Project Professsional, posiada te same możliwości, co Standard, ale już z możliwością „pracy grupowej”. Wiele osób kojarzy tę wersję, jako klienta do Project Servera. Tak, ale można go również bardzo dobrze wykorzystać bez dodatkowych wydatków na serwer. Wybieramy zatem Project Professional.

Teraz trzeba przygotować projekt. Niestety, w aplikacji nie znajdziemy żadnego kreatora typu: „wdrażamy nowy produkt”, zaś program sam utworzy zadania, przypisze zasoby itd. Chociaż źle mówię. Nie „niestety”, ale na szczęście. Gdyby jakaś bezduszna maszyna miała za mnie decydować, czy daną czynność lepiej wykonuje Kowalski czy Iksiński, to nie wróży to sukcesu. Dlatego lepiej stworzyć go samemu od podstaw. Często porównuję Projecta i tworzenie projektów, do aparatu fotograficznego i robienia zdjęć. Mogę użyć pełnego automatu, w którym po prostu nacisnę przycisk i wychodzi jakieś zdjęcie. Jednak profesjonaliści nigdy nie użyją takiego sprzętu. Oni muszą panować nad takimi parametrami, jak czułość, przesłona, czas naświetlania itd. Dopiero wtedy można zrobić naprawdę dobre zdjęcie. Project jest jak profesjonalny aparat fotograficzny. Jeśli dobrze zrobię harmonogram projektu, to jestem w stanie zaoszczędzić mnóstwo czasu i nerwów. A to jest bezcenne. Poniżej zamieszczam fragment projektu wdrożenia nowego produktu, jaki można znaleźć jako szablon w aplikacji.

Stworzyłem projekt, przypisałem zasoby (ludzkie i materiałowe). Zbilansowałem projekt, podliczyłem koszty. Wszystko w porządku. Mam za sobą ważny etap – harmonogramowanie. Ale jak przejść do najważniejszego etapu projektu – realizacji? Zadanie przypisane do poszczególnych osób muszą być łatwo dostępne. Z drugiej strony, chciałbym, aby pracownicy wprowadzali informacje o postępie prac, a te aktualizowały się w mojej aplikacji. Używając Project Standard, jest to właściwie niemożliwe. Używając Project Server – kosztowne. A coś pomiędzy? Tak. Można opublikować mój projekt na witrynie SharePoint. Stworzy mi się tzw. lista zadań, a pracownikom wystarczy przeglądarka internetowa, aby przeczytać i zaktualizować zadania. W aplikacji muszę wybrać opcję „Synchronizuj z programem SharePoint” oraz podać adres witryny.

Po chwili na witrynie SharePoint pojawia się opublikowany projekt.

Każdy z pracowników może przejrzeć przydzielone do siebie zadania. Aby jeszcze bardziej im to ułatwić, można stworzyć nowe widoki np. „tylko moje zadania” albo „zadania na dzisiaj”.
A zbieranie feedback-u? Trzeba rozwinąć menu przy zadaniu i przejść do edycji zadania.

i wprowadzam postęp prac, np. 70%:

A co zobaczy menadżer projektu w aplikacji Microsoft Project? Dokładnie to, co powinien, czyli informacje wpisane przez pracownika:

W ten sposób można na bieżąco śledzić postęp prac i odpowiednio szybko reagować gdy wystąpią jakiekolwiek problemy.
Czy można łatwiej i szybciej? To już zostawiam do oceny czytelników…

opracował
Michał Murdza
michal.murdza@gmsystem.pl

Artykuł Jak skutecznie zarządzać zadaniami w projektach? pochodzi z serwisu GMSystem.

W początkowej fazie istnienia firmy zarządzanie zgłaszanymi naprawami może odbywać się przy pomocy prostych narzędzi, typu arkusze Excel, czy nawet Access. Stały wzrost liczby klientów, a tym samym wzrost liczby potencjalnych zgłoszeń gwarancyjnych/naprawczych jest nieunikniony, nawet jeśli nakłady na utrzymanie jakości jak i sama jakość oferowanych produktów są relatywnie wysokie.

Z naszych obserwacji oraz rozmów z Klientami wynika, że „ręczny” proces zarządzania zgłoszeniami naprawczymi jest trudny do opanowania już przy 15-tu zgłoszeniach miesięcznie. Jako najczęstsze przyczyny problemów w zarządzaniu wskazywane są przede wszystkim aspekty czysto techniczne, a wynikające bezpośrednio z użytych w procesie zarządzania narzędzi informatycznych. Przede wszystkim, przy opisywanej skali, odczuwalny zaczyna być brak automatyzacji procesu zarządzania. Ręczne tworzenie wpisów w Excel, edytowanie rekordów w dowolnej bazie jest mozolne i nieefektywne. Klienci często wskazują również na brak możliwości uruchomienia procesu biznesowego typu „workflow” dla najprostszych narzędzi.

Współpracując bezpośrednio z naszymi Klientami, postanowiliśmy wyjść na przeciw temu wyzwaniu. Zebraliśmy i przeanalizowaliśmy wymagania, które zgłaszali nam Klienci. Na tej podstawie powstał nasz autorski produkt – „Portal serwisowy”.

Dlaczego właśnie portal serwisowy?

Stworzyliśmy rozwiązanie w pełni oparte o platformę Microsoft SharePoint 2013. Portal serwisowy pracuje z SharePoint 2013 Foundation, którego licencja jest darmowa również do zastosowań komercyjnych. Wyklucza to konieczność zakupu drogich licencji na oprogramowanie serwerowe. Jednocześnie, niezbędne do pracy zasoby sprzętowe nie są wygórowane: 8GB RAM, 80 GB wolnego miejsca na dysku oraz przynajmniej 4-rdzeniowy, 64-bitowy procesor + serwer z systemem operacyjnym Windows Server 2008 R2 lub nowszym.

Portal serwisowy w prosty sposób pozwala na tworzenie nowych zgłoszeń naprawczych – wystarczy wypełnienie pól na jednym, przejrzystym formularzu, by zgłoszenie zostało stworzone i umieszczone w systemie

Portal serwisowy zawiera predefiniowany workflow, który oparty został na realnych doświadczeniach naszych klientów. Proces workflow jest uruchamiany automatycznie dla każdego nowostworzonego zgłoszenia naprawczego. Nie wymaga od użytkownika żadnej dodatkowej interwencji, oszczędzając tym samym czas i pieniądze.

Realizacja kolejnych kroków procesu jest niezwykle prosta. W praktyce sprowadza się sprawdzenia danych przez użytkownika oraz wciśnięcia przycisku potwierdzenia akcji.

Portal serwisowy oferuje rozbudowane filtrowanie zgłoszeń. Dostępnych jest 17 predefiniowanych filtrów. Dodatkowo – liczba filtrów może w każdym momencie zostać zwiększona o kolejne, bliższe codziennym potrzebom filtrowania.

Portal serwisowy umożliwia tworzenie nowych personalizacji, a także prostą integrację z zewnętrznymi systemami, którymi posługują się poszczególne Firmy.

Portal serwisowy GM System, oferuje proste zarządzanie użytkownikami, posiadającymi dostęp do systemu. Po państwa wewnętrznej stronie dostęp posiadają osoby będące pracownikami firmy, po stronie zewnętrznej – każda osoba, dla której administrator systemu zezwoli na utworzenie konta.

Wszystkich zainteresowanych poznaniem szczegółów naszego nowego rozwiązania, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego.

opracował
Piotr Jędrkowiak
piotr.jedrkowiak@gmsystem.pl

Artykuł Zarządzanie zgłoszeniami naprawczymi. Portal serwisowy GM System jako przykład systemu MRO. pochodzi z serwisu GMSystem.