Jak przebiega wdrożenie systemu Teamcenter?
Wdrożenie systemu Teamcenter – programu typu PLM.
Teamcenter to program typu PLM oferowany przez Siemens. Jego ostateczny kształt, a więc to, jakie funkcjonalności zostaną ostatecznie zaimplementowane w firmie, zależy od wyboru modułów oraz ich dostosowania. A tych jest całkiem sporo. Wydaje się zatem, że wdrożenie tego systemu niemal za każdym razem będzie miało zupełnie inny przebieg i charakter.
Na podstawie najczęstszych praktyk, firma Siemens stworzyła tzw. Teamcenter Rapid Start, czyli wstępnie skonfigurowany system, który niemal od razu po instalacji jest gotowy do użytku. Wydawałoby się to rozwiązaniem idealnym, ale jak pokazuje rzeczywistość, nie do końca tak jest. Jak nauczyło nas doświadczenie nie da się po prostu „otworzyć pudełka” i używać. Gdyby Henry Ford miał racje wypowiadając swoje słynne zdanie: „możesz mieć samochód w jakim chcesz kolorze, pod warunkiem że będzie to kolor czarny”, to do dzisiaj po świecie jeździły by jedynie czarne Fordy.
Etapy wdrażania systemu
Dlatego każde wdrożenie systemu informatycznego powinno być poprzedzone rzetelną analizą. Jest to pierwszy i bodaj najważniejszy etap implementacji systemu informatycznego w firmie, a jednocześnie bardzo trudny. Zamawiający najczęściej nie wie, jak działa nowy system, a swoje oczekiwania definiuje na podstawie obecnych problemów, zapominając o zdefiniowaniu potrzeb, które już są zaspokojone, np. przez obecny system. Dlatego zawsze jesteśmy gotowi pomóc w tym etapie. Im dokładniej zostanie wykonana analiza, tym łatwiejsze są późniejsze etapy wdrożenia.
Kolejny etap, to instalacja i konfiguracja systemu. Dzięki specjalnie opracowanej przez nas metodzie instalacji, jesteśmy w stanie skrócić ten etap do kilku dni roboczych. Ważną rolę odgrywa tutaj współpraca zespołu wdrożeniowego GM System z działem IT klienta. Wdrożenie to nie tylko zainstalowanie na serwerze systemu operacyjnego oraz systemu Teamcenter. Do prawidłowej pracy systemu, wymagana jest konfiguracja wielu już działających w firmie usług, np. DNS, Firewall oraz instalacja i prawidłowa konfiguracja stacji roboczych. Ten etap nie może się zakończyć bez pozytywnie zakończonych testów. Bardzo często prosimy dział IT o przygotowanie dodatkowej stacji roboczej. Jeśli jest to możliwe, bardzo ułatwia nam to testy, gdyż nie przeszkadzamy docelowym użytkownikom w ich obecnej pracy. Podczas takich testów sprawdzamy przede wszystkim jakość połączenia z serwerem, poprawność działania systemu oraz jego szybkość. Jak uczy doświadczenie, szybkość działania na docelowych stacjach roboczych jest inna niż na naszej stacji testowej. Wynika to z kilku przyczyn. Po pierwsze, komputer testowy to najczęściej świeżo zainstalowany komputer, a więc oprócz elementów wdrażanego systemu nie ma na nim zainstalowanych żadnych dodatkowych programów, które mogą spowolnić system operacyjny. Po drugie, docelowe komputery użytkowników mogą znajdować się w innym segmencie sieci, co może mieć wpływ na prędkość transmisji danych. To dlatego współpraca między działem IT klienta a naszym zespołem wdrożeniowym jest tak istotna. My pokażemy, jak działa system i na co należy zwrócić uwagę, ale nigdy nie ingerujemy w obecną infrastrukturę IT klienta, a zależy nam na jak najlepszym efekcie końcowym.
Szkolenia
Następny etap to szkolenia. Możemy je podzielić w różny sposób, ale główny podział to szkolenia administracyjne (dla działu IT) oraz szkolenia tzw. użytkowników końcowych (konstruktorów, technologów itp.). Zazwyczaj szkolenia administracyjne odbywają się na końcu, a to dlatego, że zalecamy, aby chociaż jeden pracownik działu IT najpierw uczestniczył w szkoleniu użytkowników końcowych. Dzięki temu zna już terminologię używaną w systemie oraz sposób pracy. Na szkoleniu administracyjnym uzyska dodatkowe informacje widziane od strony wnętrza systemu.
Na szkoleniu dla konstruktorów, oprócz podstawowej wiedzy pomagającej w poruszaniu się po systemie, przedstawiamy również wszystkie kroki potrzebne do zaimportowania istniejącej już dokumentacji do systemu Teamcenter. Import danych nie polega na skopiowaniu obecnych folderów i wklejeniu ich do nowego systemu, ale przede wszystkim na sprawdzeniu poprawności danych i wprowadzeniu odpowiednich metadanych.
Import danych do nowego systemu
Użytkownicy końcowi są już przeszkoleni, więc możemy podpisać protokół odbioru? Nic bardziej mylnego. Kolejny etap, to import dotychczasowych danych do nowego systemu. Doświadczenie nauczyło nas, że prawie nie istnieją projekty, które nie wymagają poprawek. Zawsze znajdzie się przerwane powiązanie, ktoś zmienił nazwę pliku lub przeniósł plik w inne miejsce. Powszechnie występujące duplikaty to właściwie temat na osobny artykuł. Ale nie ma się czemu dziwić. Jeśli firma nie korzystała wcześniej z systemu PDM/PLM to człowiek nie jest w stanie upilnować takich spraw. Dlatego jeśli mamy już wdrożony system PDM, to „posprzątanie” danych przed importem jest koniecznością. W przeciwnym razie implementacja Teamcenter nie przyniesie większych korzyści. Ten etap jest długi i żmudny, ale trzeba go wykonać. Jeśli pojawią się problemy z obsługą narzędzi do analizy czy importu danych, to zawsze służymy pomocą.
Można przyjąć kilka modeli: importujemy wszystkie dane jakie do tej pory zostały zebrane, nie importujemy nic (jak to niektórzy nazywają – odcinamy się grubą kreską) lub model mieszany. Import wszystkich danych to raczej kiepski pomysł, chyba że jesteśmy stosunkowo młodą firmą i mamy niewiele danych. My zdecydowanie polecamy model mieszany, tzn. warto zostawić stare projekty, ale zaimportować do Teamcenter tylko te elementy, które bardzo często wykorzystujemy jak np. pewne „części standardowe” na których opiera się większość projektów.
Etap analizy i importu danych to moment, w którym po raz pierwszy u użytkowników końcowych pojawia się opór i zniechęcenie. Trzeba jednak go przejść, aby system zaczął przynosić odczuwalne korzyści. Jakiś czas temu znalazłem w Internecie zabawną ale ciekawą grafikę przedstawiającą etapy procesu zmiany. Z dzisiejszym doświadczeniem mogę śmiało stwierdzić, że tak się dzieje przy każdym wdrożeniu.
Krótkie podsumowanie całego procesu
Wiemy, że zmiany są trudne, ale często po prostu niezbędne. Jeśli firma decyduje się na wdrożenie systemu PDM/PLM to miała ku temu powody. Dlatego wdrożenie systemu informatycznego, w tym Teamcenter to nie tylko instalacja i konfiguracja programu komputerowego. Doskonale o tym wiemy i dlatego chętnie pomagamy na każdym etapie.
Opracował Michał Murdza