MS Project – szybkie i przyjazne narzędzie do zarządzania dla firm produkcyjnych: relacje między zadaniami
GM System Sp. z o.o. jest znana przede wszystkim jako firma zajmująca się wdrożeniami systemów CAD/CAM/CAE/PLM, jako partner Siemens Industry Software. Jesteśmy jednakże również certyfikowanym Microsoft Silver Partner, a jedną z naszych specjalizacji się platforma MS Project – poniżej krótki opis systemu.
Projekt najczęściej definiowany jest przez menedżerów jako zbiór zadań do wykonania, które należy wykonać w określonym przedziale czasu i przez określone osoby. Jest to dość ogólna definicja, ale trzeba przyznać jedno – dużą rolę odgrywają tutaj zadania. Osoby zarządzające definiują je w rozmaity sposób i zapisują je w różnych formach. Od kartki papieru aż po zaawansowane systemy ERP, tak chętnie wdrażane przez korporacje. Najczęściej spotykam formę „w Excelu” lub jako przydzielone zadanie w Outlook-u. Najlepszym narzędziem do tego są jednak programy do zarządzania projektami takie jak MS Project. Niezależnie od wyboru, jaki zostanie dokonany, zawsze podstawowym problemem pozostają opóźnienia lub rzadziej przyspieszenia w realizacji zadań. Wtedy menedżer staje przed zadaniem ponownego „poukładania” w czasie zadań, jakie pozostały do wykonania oraz ich optymalizacja, aby zdążyć na czas zrealizować cały projekt. W tym artykule chciałbym się skupić na ważnym zagadnieniu, jakim są relacje miedzy zadaniami w projekcie i jaki mają wpływ na przebieg projektu. Ich właściwe zrozumienie i zastosowanie może w znaczący sposób przyspieszyć reakcję menedżera na zaistniałe opóźnienia i zagrożenia. To zaś czyni zarządzanie projektem bardziej przyjaznym.
Zacznijmy od początku – czym jest zadanie? Definicje są różne, ale mają jedną cechę wspólną: jest to czynność do wykonania o określonych parametrach. W aplikacji MS Project są one przedstawione na tzw. formularzu zadania, na wielu zakładkach. Jedną z nich widać na poniższym rysunku.
Jest ich sporo. Moim zdaniem najważniejsza z zakładek to „Poprzedniki”. W tym miejscu ustawiane są powiązania pomiędzy zadaniami. To one sprawiają, że projekt staje się elastyczny i natychmiast „reaguje” na zmiany wprowadzone przez menedżera.
Istnieją cztery typy powiązań pomiędzy zadaniami:
- Zakończenie – rozpoczęcie
- Zakończenie – zakończenie
- Rozpoczęcie – rozpoczęcie
- Rozpoczęcie – zakończenie
Zakończenie – rozpoczęcie to najczęściej spotykana relacja. Oznacza to, że kolejne zadanie (następnik) może się rozpocząć dopiero po zakończeniu zadania wcześniejszego tzw. poprzednika.
Jak widać na powyższym przykładzie, rozpoczęcie zadania nie musi następować bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego. Oznacza to jedynie, że aby wykonać zadanie „wylewanie fundamentów”, to „szalunek pod fundamenty” musi być całkowicie zakończone, bo inaczej jego realizacja nie ma najmniejszego sensu.
Zakończenie – zakończenie (ZZ) oraz rozpoczęcie -rozpoczęcie (RR) to, jak same nazwy wskazują i sądzi wiele osób, relacje w których dwa zadania muszą zakończyć się lub rozpocząć w tym samym czasie. Otóż nic bardzie mylnego.
Jak na powyższym przykładzie relacja ZZ oznacza, że Zadanie 2 może się zakończyć dopiero po zakończeniu Zadanie 1, a Zadanie 4 może się rozpocząć nie wcześniej niż po rozpoczęciu Zadania 3.
Rozpoczęcie – zakończenie jest bardzo często błędnie interpretowana i traktowana jako relacja odwrotna do zakończenie – rozpoczęcie. Nie do końca. Najlepiej pokazuje to przykład pracowników ochrony.
Pracownik dziennej zmiany może zakończyć swoją służbę dopiero wtedy, gdy pracownik nocnej zmiany rozpocznie swoje zadanie. Oznacza to, że gdy opóźnia się rozpoczęcie zadania nocnej zmiany, to dzienna zmiana musi nadal trwać.
Przedstawiłem relacje pomiędzy zadaniami, ale dlaczego są one takie ważne? Jestem niemal pewny, że każde zadanie, jakie zdefiniujemy sobie w projekcie, ma co najmniej jedno powiązanie z innym zadaniem. Bardzo często jest powiązane z kilkunastoma lub więcej innymi zadaniami. Bez systemu do zarządzania projektami, menedżer musi pamiętać o wszystkich tych zależnościach. Jeśli pojedyncze zadanie się opóźni, trzeba zaktualizować daty rozpoczęcia i zakończenia itd. Jak radzi sobie z tym problemem MS Project? Prześledźmy to na przykładzie.
Utworzyłem przykładowy projekt w oparciu o jeden z dostępnych szablonów.
W trakcie realizacji projektu okazało się, że realizacja kilku zadań się opóźniła.
Jak widać na powyższym wykresie Gantta, dwa zadania znacznie się opóźniły. Zmiana ich dat zakończenia jest sprawą oczywistą, ale warto zwrócić uwagę na zadania jeszcze nierozpoczęte. Ich daty rozpoczęcia również uległy zmianie. W jaki sposób program je zmienił i dlaczego akurat te daty? Ma na to wpływ wiele czynników i parametrów zadania, choćby dostępność zasobów które będą je wykonywały. Podstawowym czynnikiem są jednak relacje. To dzięki nim program doskonale wie, że zadanie X nie może się rozpocząć przed zakończeniem jednego lub więcej zadań. Menedżer nie musi pamiętać tych wszystkich warunków, założeń etc. Jednym ruchem dokonuje zmiany w całym projekcie. Dostaje również informację, jaki ma to wpływ na datę zakończenia całego projektu, np. w oknie jak na rysunku poniżej.
Dzięki temu, że program sam pilnuje zadania, menedżer może zdecydowanie szybciej reagować na powstałe zagrożenia/problemy.
Czy można łatwiej i szybciej? To już zostawiam czytelnikom do oceny
Opracował Michał Murdza
Interesuje Cię program MS Project? Skontaktuj się z nami: www.gmsystem.pl/kontakt