Zarządzanie zgłoszeniami naprawczymi. Portal serwisowy GM System jako przykład systemu MRO.
Każdego dnia producenci i dostawcy praktycznie każdego rodzaju produktów spotykają się z koniecznością reakcji na zgłoszenia awarii czy zgłoszenia gwarancyjne/reklamacyjne. Niezmiernie trudno jest wyobrazić sobie nowoczesną firmę handlowo-produkcyjną, w której proces zarządzania takimi zgłoszeniami nie byłby dobrze zorganizowany. Jednocześnie organizując obsługę gwarancji i napraw firma musi pamiętać o związanych z tym kosztach.
W początkowej fazie istnienia firmy zarządzanie zgłaszanymi naprawami może odbywać się przy pomocy prostych narzędzi, typu arkusze Excel, czy nawet Access. Stały wzrost liczby klientów, a tym samym wzrost liczby potencjalnych zgłoszeń gwarancyjnych/naprawczych jest nieunikniony, nawet jeśli nakłady na utrzymanie jakości jak i sama jakość oferowanych produktów są relatywnie wysokie.
Z naszych obserwacji oraz rozmów z Klientami wynika, że „ręczny” proces zarządzania zgłoszeniami naprawczymi jest trudny do opanowania już przy 15-tu zgłoszeniach miesięcznie. Jako najczęstsze przyczyny problemów w zarządzaniu wskazywane są przede wszystkim aspekty czysto techniczne, a wynikające bezpośrednio z użytych w procesie zarządzania narzędzi informatycznych. Przede wszystkim, przy opisywanej skali, odczuwalny zaczyna być brak automatyzacji procesu zarządzania. Ręczne tworzenie wpisów w Excel, edytowanie rekordów w dowolnej bazie jest mozolne i nieefektywne. Klienci często wskazują również na brak możliwości uruchomienia procesu biznesowego typu „workflow” dla najprostszych narzędzi.
Współpracując bezpośrednio z naszymi Klientami, postanowiliśmy wyjść na przeciw temu wyzwaniu. Zebraliśmy i przeanalizowaliśmy wymagania, które zgłaszali nam Klienci. Na tej podstawie powstał nasz autorski produkt – „Portal serwisowy”.
Dlaczego właśnie portal serwisowy?
Stworzyliśmy rozwiązanie w pełni oparte o platformę Microsoft SharePoint 2013. Portal serwisowy pracuje z SharePoint 2013 Foundation, którego licencja jest darmowa również do zastosowań komercyjnych. Wyklucza to konieczność zakupu drogich licencji na oprogramowanie serwerowe. Jednocześnie, niezbędne do pracy zasoby sprzętowe nie są wygórowane: 8GB RAM, 80 GB wolnego miejsca na dysku oraz przynajmniej 4-rdzeniowy, 64-bitowy procesor + serwer z systemem operacyjnym Windows Server 2008 R2 lub nowszym.
Portal serwisowy w prosty sposób pozwala na tworzenie nowych zgłoszeń naprawczych – wystarczy wypełnienie pól na jednym, przejrzystym formularzu, by zgłoszenie zostało stworzone i umieszczone w systemie
Portal serwisowy zawiera predefiniowany workflow, który oparty został na realnych doświadczeniach naszych klientów. Proces workflow jest uruchamiany automatycznie dla każdego nowostworzonego zgłoszenia naprawczego. Nie wymaga od użytkownika żadnej dodatkowej interwencji, oszczędzając tym samym czas i pieniądze.
Realizacja kolejnych kroków procesu jest niezwykle prosta. W praktyce sprowadza się sprawdzenia danych przez użytkownika oraz wciśnięcia przycisku potwierdzenia akcji.
Portal serwisowy oferuje rozbudowane filtrowanie zgłoszeń. Dostępnych jest 17 predefiniowanych filtrów. Dodatkowo – liczba filtrów może w każdym momencie zostać zwiększona o kolejne, bliższe codziennym potrzebom filtrowania.
Portal serwisowy umożliwia tworzenie nowych personalizacji, a także prostą integrację z zewnętrznymi systemami, którymi posługują się poszczególne Firmy.
Portal serwisowy GM System, oferuje proste zarządzanie użytkownikami, posiadającymi dostęp do systemu. Po państwa wewnętrznej stronie dostęp posiadają osoby będące pracownikami firmy, po stronie zewnętrznej – każda osoba, dla której administrator systemu zezwoli na utworzenie konta.
Wszystkich zainteresowanych poznaniem szczegółów naszego nowego rozwiązania, zapraszamy do kontaktu mailowego lub telefonicznego.
opracował
Piotr Jędrkowiak
piotr.jedrkowiak@gmsystem.pl